Công ty cổ phần ABILITY CREATE (dưới đây được gọi là “công ty chúng tôi”)sẽ công bố những thông tin liên quan đến dữ liệu cá nhân nắm giữ dựa trên những điều khoản yêu cầu của quản lý hệ thống bảo hộ thông tin cá nhân JIS Q 15001 (Luật pháp liên quan đến bảo hộ thông tin cá nhân).

1. Tên công ty, địa chỉ (trụ sở chính), tên người đại diện
   • Công ty cổ phần ABILITY CREATE
   • 〒110-0016 Tầng 2, Tòa nhà Tsuboman, 2-22-11 , Quận Taito,Tokyo.
   • Tổng giám đốc Ông Tetsuo Toshi
2. Người quản lý bảo hộ thông tin cá nhân
   • Thành viên hội đồng quản trị ,Giám đốc điều hành Ông Kazuhiro Hata
   • TEL：03-3831-0291
   • FAX：03-3831-0292
   • E-MAIL：soumu@ability-create.co.jp
3. Mục đích của việc sử dụng thông tin cá nhân

   Thông tin cá nhân mà công ty chúng tôi thu được sẽ chỉ được sử dụng cho các mục đích sau.

   Các loại thông tin	Mục đích sử dụng
   (１) Thông tin về những người đã nộp đơn xin việc tại công ty chúng tôi	Lựa chọn,đưa ra quyết định để tuyển dụng
   (２) Thông tin về những người đã gửi yêu cầu tới công ty của chúng tôi	Để trả lời những thắc mắc nhận được
   (３) Thông tin về những khách hàng của chúng tôi (bao gồm cả các đối tác kinh doanh)	Để quản lý khách hàng, các hoạt động kinh doanh
   (４) Thông tin ghi chép về những người đã đến thăm công ty của chúng tôi	Duy trì hồ sơ ra/vào thông qua quản lý ra/vào
   (５) Thông tin được giao phó cho công ty chúng tôi để thực hiện dịch vụ ủy thác sau	①Dùng trong việc quản lý vận hành hệ thống ②Dùng trong việc phát triển hệ thống ③Dùng trong việc thiết kế hệ thống cơ bản ④Dùng trong việc nhập liệu ⑤Dùng để thực hiện các nghiệp vụ được giao phó từ các đơn vị ủy thác khác
   (６) Thông tin nhân viên	①Đối với thủ tục liên quan đến quản lý khách hàng (bao gồm cả chuyển công tác,chuyển công ty) ②Đối với các thủ tục liên quan đến thanh toán như là tiền lương ③Đối với các thủ tục liên quan đến phúc lợi ④Đối với các thủ tục liên quan đến quản lý sức khỏe ⑤Đối với các thủ tục khác nhau sau khi nghỉ việc ⑥Đối với các thủ tục liên quan đến thủ tục hoạt động bán hàng, công việc phái cử ⑦ Đối với các thủ tục liên quan đến quảng bá nội bộ/bên ngoài công ty và hoạt động tuyển dụng ⑧Đối với các thủ tục và liên lac v.v cần thiết về mặt pháp lý ⑨Ngoài ra, đối với việc liên lạc và các thủ tục cần thiết về mặt nghiệp vụ ⑩Để cung cấp/uỷ thác cho bên thứ 3 do công ty chúng tôi quy định

   Trong trường hợp “công khai thông tin cá nhân”, “thông báo mục đích sử dụng” và “tiết lộ hồ sơ được cung cấp cho bên thứ ba”, nếu phải mất chi phí cần thiết cho việc điều tra, v.v., thì chúng tôi sẽ thu các chi phí thực tế so với chi phí trước đó sau khi có được sự đồng ý của người có liên quan.
   ※Trường hợp(１)(２)(６)thì công ty chúng tôi có quyền công khai , chỉnh sửa hoặc xóa các dữ liệu cá nhân đang nắm giữ.

   Thông tin cá nhân đặc biệt mà công ty chúng tôi nhận được chỉ được dùng với các mục đích dưới đây.

   Các loại thông tin	Mục đích sử dụng
   (１) Công việc liên quan đến mã số cá nhân cho cá nhân ngoài cán bộ	①Để lập hồ sơ trả lương,phí, v.v. ②Để lập hồ sơ thanh toán phí sử dụng bất động sản, v.v. ③Để lập hồ sơ thanh toán để xem xét về bàn giao chuyển nhượng bất động sản, v.v. ④Để lập hồ sơ thanh toán cổ tức, lợi nhuận còn lại và lãi suất cơ sở của quỹ
   (２)Thông tin về nhân viên (bao gồm cả người phụ thuộc)	①Để làm những nghiệp vụ liên quan đến bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm thất nghiệp ②Để làm những nghiệp vụ liên quan đến lương hưu phúc lợi và lương hưu quốc ③Để làm những nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, điều chỉnh cuối năm, khấu trừ thuế thu nhập, v.v. ④Để làm những nghiệp vụ liên quan đến việc lập và nộp phiếu khấu trừ thuế, báo cáo trả lương ⑤Để làm những nghiệp vụ liên quan đến việc lập và nộp hồ sơ thanh toán theo pháp luật ⑥Để làm những nghiệp vụ khác được quy định trong pháp luật, v.v ⑦Để làm những nghiệp vụ liên quan đến cung cấp hoặc ủy thác cho bên thứ ba do công ty chỉ định

4. Các biện pháp được đề xuất để quản lý an toàn

   Chúng tôi đã thực hiện các biện pháp sau để ngăn chặn rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin cá nhân mà chúng tôi xử lý và để quản lý thông tin cá nhân một cách an toàn nhất.

   Các biện pháp tổ chức quản lý an toàn	Cùng vơí việc bố trí người quản lý bảo hộ thông tin cá nhân,nhân viên xử lý thông tin cá nhân cũng như phạm vi khi nhân viên sử dụng thông tin cá nhân sẽ được làm minh bạch,trong trường hợp phát hiện hoặc có dấu hiện đang vi phạm phát luật hay quy định nội bộ thì sẵn sàng liên hệ khẩn cấp tới người chịu trách nhiệm. Chúng tôi đã thiết lập chính sách bảo hộ thông tin cá nhân và các quy định nội bộ về bảo hộ thông tin cá nhân, đồng thời thực hiện các biện pháp cần thiết ở từng giai đoạn thu thập, sử dụng, lưu trữ, cung cấp, xóa và xử lý thông tin cá nhân.
   Các biện pháp quản lý an toàn thông tin cá nhân	Ngoài việc quy định các vấn đề liên quan đến bảo mật trong quy định làm việc của chúng tôi, chúng tôi còn đào tạo thường xuyên cho nhân viên về các vấn đề cần lưu ý liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân, xác minh tính hiệu quả của khóa đào tạo và sử dụng kết quả đào tạo trong các biện pháp bảo vệ thông tin cá nhân.
   Các biện pháp kiểm soát an toàn vật lý	Chúng tôi đã đặc định một người chịu trách nhiệm xử lý thông tin cá nhân cụ thể và đã và đang thực hiện các biện pháp ngăn chặn những người không có thẩm quyền xem thông tin cá nhân.
   Biện pháp kiểm soát an toàn kỹ thuật	Chúng tôi thường xuyên tiến hành rà soát giới hạn phạm vi sử dụng dữ liệu thông tin cá nhân cũng như người phụ trách.Ngoài ra còn xây dựng cơ chế bảo hộ nghiêm ngặt tránh những truy cập trái phép,những phần mềm độc hại từ bên ngoài.
   Hiểu rõ môi trường bên ngoài	Khi xử lý dữ liệu cá nhân ở nước ngoài,sau khi hiểu rõ hệ thống bảo hộ thông tin cá nhân ở nước đó thì chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết và phù hợp để đảm bảo quản lý an toàn dữ liệu cá nhân.

5. Liên hệ để giải đáp thắc mắc và khiếu nại
   • Văn phòng tư vấn thông tin cá nhân Cán bộ thực thi Kenichiro Kondo
   • TEL：03-3831-0291
   • FAX：03-3831-0292
   • E-MAIL：soumu@ability-create.co.jp
6. Tên tổ chức bảo vệ thông tin cá nhân đã được chứng nhận và địa chỉ giải quyết khiếu nại
   • Tên của đoàn thể chứng nhận bảo hộ thông tin cá nhân

     Hiệp hội thúc đẩy xã hội và thông tin kinh tế Nhật

   • Địa chỉ giải quyết khiếu nại

     Phòng tư vấn khiếu nại bảo vệ thông tin cá nhân

   • Địa chỉ

     〒106-0032　12F Roppongi First Building, 1-9-9 Roppongi, Minato-ku,Tokyo

   • Số điện thoại

     03-5860-7565

   • Cuộc gọi miễn phí

     0120-700-779（※Thời gian tiếp nhận ngày thường (Thứ 2~Thứ6) 9:30～12:00, 13:00～16:30）

7. Thủ tục đối với yêu cầu cung cấp thông tin

   Dưới đây là những thủ tục khi nhận được yêu cầu thông báo mục đích sử dụng ,liên quan đến công khai thông tin cá nhân mà công ty chúng tôi đang nắm giữ(công khai,đính chính nội dung,thêm,xóa hay tạm dừng cung cấp cho bên thứ 3) từ chính chủ hoặc người đại diện như sau.

   1. Nơi gửi yêu cầu công khai

      Vui lòng gửi yêu cầu tới “Bộ phận giải đáp thắc mắc và khiếu nại” tại mục 5 bên trên.

   2. Phương pháp đối ứng về yêu cầu thông báo mục đích sử dụng và yêu cầu tiết lộ, v.v

      Bạn có thể chỉ định phương thức công khai thông tin mà mình mong muốn, bao gồm cả việc công khai thông tin dưới dạng bản ghi điện tử.

      1. Trong trường hợp bạn muốn công khai thông tin của mình dưới dạng bản ghi điện từ

         Chúng tôi sẽ gửi cho bạn các tài liệu liên quan (như là mẫu yêu cầu công khai thông tin cá nhân)thông qua email.
         Vui lòng điền thông tin cần thiết cho các tài liệu liên quan trên và trả lời qua email.
         Ngay sau khi nhận được thì chúng tôi sẽ tiến hành xử lý nhanh chóng và thông báo kết quả cho chính chủ sở hữu thông tin hoặc người đại diện của họ bằng cách gửi “Bản phản hồi về yêu cầu công khai thông tin cá nhân” qua email.

      2. Trong trượng hợp bạn muốn công khai bằng giấy

         Chúng tôi sẽ gửi cho bạn các tài liệu liên quan (mẫu yêu cầu công khai thông tin cá nhân) qua đường bưu điện.
         Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào các tài liệu liên quan, vui lòng gửi lại đính kèm tem trị giá 500 yên vào bì thư.
         Ngay sau khi nhận được chúng tôi sẽ xử lý nhanh chóng và gửi “Bản phản hồi về yêu cầu công khai thông tin cá nhân”cho chính chủ hoặc người đại diện ngay lập tức.

   3. Xác minh danh tính

      Người chịu trách nhiệm ở bộ phận bảo hộ thông tin cá nhân sẽ xác nhận bằng 「Mẫu yêu cầu công khai thông tin cá nhân」.

   4. Xác minh người đại diện

      Người chịu trách nhiệm ở bộ phận bảo hộ thông tin cá nhân sẽ xác nhận bằng 「Mẫu yêu cầu công khai thông tin cá nhân」.
      Cần có tài liệu, giấy ủy quyền để xác nhận danh tính của người đại diện.

   5. Chi phí liên quan đến yêu cầu tiết lộ và thông báo Công ty chúng tôi không thu phí trong trường hợp chỉnh sửa, bổ sung, xóa thông tin cá nhân, hoặc ngừng sử dụng hay ngừng cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba.
      「Trong trường hợp công khai thông tin cá nhân」,「 thông báo về mục đích sử dụng」「 công khai lưu trữ cho bên thứ ba」 mà phát sinh các chi phí cần thiết cho việc điều tra, chúng tôi sẽ thu chi phí thực tế sau khi khách hàng đã hiểu rõ.