Công ty Cổ phần Ability (sau đây gọi là “công ty chúng tôi”) xin công bố các nội dung liên quan đến dữ liệu cá nhân mà chúng tôi lưu giữ, căn cứ theo các điều khoản yêu cầu của hệ thống quản lý bảo vệ thông tin cá nhân JIS Q 15001 và Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân.

1. Tên công ty, địa chỉ (trụ sở chính), người đại diện
   • Tên công ty: Công ty Cổ phần Ability Create
   • Địa chỉ: 〒110-0016 Tokyo-to, Taito-ku, Taito 2-22-11
   • Người đại diện: Tổng Giám đốc – Ông Tetsuo Toshi
2. Người phụ trách quản lý bảo mật thông tin cá nhân
   • Họ tên: Ông Kazuhiro Hata (Thành viên hội đồng quản trị, Giám đốc điều hành)
   • Điện thoại: 03-3831-0291
   • Fax: 03-3831-0292
   • Email: soumu@ability-create.co.jp
3. Mục đích sử dụng thông tin cá nhân

   Thông tin cá nhân do công ty thu thập sẽ chỉ được sử dụng cho các mục đích dưới đây.

   Loại thông tin	Mục đích sử dụng
   (１) Thông tin của người ứng tuyển vào công ty	Để lựa chọn và quyết định trong quá trình tuyển dụng
   (２) Thông tin của người đã gửi yêu cầu hoặc liên hệ công ty	Để trả lời các yêu cầu và thắc mắc nhận được
   (３) Thông tin về đối tác kinh doanh và khách hàng	Để quản lý đối tác và thực hiện các hoạt động kinh doanh
   (４) Thông tin ghi nhận về người đến thăm công ty	Để quản lý và lưu giữ hồ sơ ra vào công ty
   (５) Thông tin được giao phó để thực hiện dịch vụ ủy thác	①Quản lý vận hành hệ thống ②Phát triển hệ thống ③Xây dựng nền tảng hệ thống ④Nhập liệu dữ liệu ⑤Thực hiện các nghiệp vụ theo yêu cầu của bên ủy thác
   (６) Thông tin nhân viên	①Quản lý khách hàng (bao gồm chuyển công tác, chuyển công ty) ②Thanh toán lương ③Phúc lợi ④Quản lý sức khỏe ⑤Thủ tục sau khi nghỉ việc ⑥Các thủ tục bán hàng và công việc phái cử ⑦Quảng bá nội bộ và bên ngoài công ty, tuyển dụng ⑧Thủ tục và liên lạc pháp lý ⑨Thủ tục và liên lạc nghiệp vụ khác ⑩Cung cấp hoặc ủy thác cho bên thứ ba theo quy định công ty

   Trong trường hợp “công khai thông tin cá nhân”, “thông báo mục đích sử dụng” và “tiết lộ hồ sơ được cung cấp cho bên thứ ba”, nếu phát sinh chi phí cần thiết cho việc điều tra hoặc xử lý, công ty chúng tôi sẽ thu các chi phí thực tế sau khi có được sự đồng ý của người có liên quan.
   ※ Đối với trường hợp (1), (2) và (6), công ty chúng tôi có quyền công khai, chỉnh sửa hoặc xóa các dữ liệu cá nhân đang nắm giữ.

   Thông tin cá nhân đặc biệt mà công ty chúng tôi nhận được chỉ được dùng với các mục đích dưới đây.

   Thông tin cá nhân	Mục đích sử dụng
   (１) Công việc liên quan đến mã số cá nhân cho cá nhân ngoài cán bộ	①Để lập hồ sơ chi trả thù lao, phí, v.v. ②Để lập hồ sơ chi trả tiền thuê bất động sản, v.v. ③Để lập hồ sơ chi trả tiền để nhận chuyển nhượng bất động sản, v.v. ④Để lập hồ sơ chi trả cổ tức, phân phối lợi nhuận và lãi suất quỹ.
   (２)Thông tin về nhân viên (bao gồm cả người phụ thuộc)	①Để thực hiện nghiệp vụ liên quan đến bảo hiểm y tế và bảo hiểm việc làm. ②Để thực hiện nghiệp vụ liên quan đến lương hưu phúc lợi và lương hưu quốc gia. ③Để làm những nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, điều chỉnh cuối năm, khấu trừ thuế thu nhập, v.v. ④Để thực hiện nghiệp vụ liên quan đến việc lập và nộp phiếu khấu trừ thuế, báo cáo chi trả tiền lương, v.v. ⑤Để thực hiện nghiệp vụ liên quan đến việc lập và nộp hồ sơ chi trả theo quy định của pháp luật. ⑥Để thực hiện các nghiệp vụ khác được quy định trong Luật số định danh cá nhân, v.v. ⑦Để thực hiện nghiệp vụ cung cấp hoặc ủy thác cho bên thứ ba do công ty quy định.

4. Các biện pháp được áp dụng để quản lý an toàn

   Công ty chúng tôi thực hiện các biện pháp sau để ngăn ngừa rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin cá nhân mà công ty xử lý, cũng như để quản lý an toàn thông tin cá nhân.

   Nội dung biện pháp	Chi tiết
   Biện pháp quản lý an toàn về tổ chức	Bố trí người quản lý bảo vệ thông tin cá nhân, làm rõ nhân viên xử lý thông tin cá nhân và phạm vi thông tin cá nhân mà nhân viên đó xử lý, thiết lập hệ thống liên lạc khẩn cấp với người chịu trách nhiệm trong trường hợp phát hiện hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc quy định nội bộ. Thực hiện kiểm tra định kỳ và kiểm toán nội bộ về tình hình xử lý thông tin cá nhân. Thiết lập chính sách bảo vệ thông tin cá nhân và quy định nội bộ liên quan, thực hiện các biện pháp cần thiết ở từng giai đoạn thu thập, sử dụng, lưu trữ, cung cấp, xóa, tiêu hủy.
   Biện pháp quản lý an toàn về con người	Ngoài việc quy định các điều khoản liên quan đến bảo mật trong nội quy lao động, thực hiện đào tạo định kỳ cho nhân viên về các điểm cần lưu ý trong xử lý thông tin cá nhân, xác nhận hiệu quả đào tạo và phản ánh kết quả đó vào các biện pháp bảo vệ thông tin cá nhân.
   Biện pháp quản lý an toàn về vật lý	Chỉ định người phụ trách xử lý thông tin cá nhân đặc biệt, thực hiện các biện pháp ngăn chặn việc xem thông tin cá nhân đặc biệt bởi người không có thẩm quyền. Thực hiện các biện pháp phòng ngừa mất cắp hoặc thất lạc thiết bị, phương tiện điện tử và tài liệu chứa thông tin cá nhân, đồng thời khi mang theo thiết bị hoặc phương tiện này trong công ty, thực hiện biện pháp để thông tin cá nhân không bị lộ dễ dàng.
   Biện pháp quản lý an toàn về kỹ thuật	Áp dụng cơ chế bảo vệ hệ thống thông tin xử lý thông tin cá nhân khỏi truy cập trái phép và phần mềm độc hại, thường xuyên xem xét lại. Thực hiện kiểm soát truy cập nghiêm ngặt đối với hệ thống thông tin, giới hạn phạm vi nhân viên phụ trách và dữ liệu thông tin cá nhân được xử lý.
   Nắm bắt môi trường bên ngoài	Khi xử lý dữ liệu cá nhân tại nước ngoài, nắm rõ hệ thống pháp luật liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân của quốc gia đó và thực hiện các biện pháp cần thiết, phù hợp để đảm bảo quản lý an toàn dữ liệu cá nhân.

5. Bộ phận tiếp nhận câu hỏi và khiếu nại
   • Phòng tư vấn thông tin cá nhân – Giám đốc điều hành Kenichiro Kondo
   • Điện thoại: 03-3831-0291
   • Fax: 03-3831-0292
   • Email: soumu@ability-create.co.jp
6. Tên tổ chức bảo vệ thông tin cá nhân đã được chứng nhận và địa chỉ giải quyết khiếu nại
   • Tên của đoàn thể chứng nhận bảo hộ thông tin cá nhân

     Hiệp hội Xúc tiến Xã hội Kinh tế Thông tin Nhật Bản

   • Địa chỉ giải quyết khiếu nại

     Phòng tư vấn khiếu nại bảo vệ thông tin cá nhân

   • Địa chỉ

     〒106-0032　12F Roppongi First Building, 1-9-9 Roppongi, Minato-ku,Tokyo

   • Số điện thoại

     03-5860-7565

   • Cuộc gọi miễn phí

     0120-700-779（※Thời gian tiếp nhận ngày thường (Thứ 2~Thứ6) 9:30～12:00, 13:00～16:30）

7. Thủ tục đối với yêu cầu cung cấp thông tin

   Dưới đây là những thủ tục khi công ty chúng tôi tiếp nhận yêu cầu từ chính chủ hoặc người đại diện về việc thông báo mục đích sử dụng, công khai thông tin cá nhân mà công ty đang nắm giữ (công khai, chỉnh sửa nội dung, bổ sung, xóa bỏ, tạm dừng sử dụng hoặc cung cấp cho bên thứ ba, cũng như công khai bản ghi cung cấp cho bên thứ ba).

   1. Nơi gửi yêu cầu công khai

      Vui lòng gửi yêu cầu tới “Bộ phận giải đáp thắc mắc và khiếu nại” tại mục 5 bên trên.

   2. Phương pháp đối ứng về yêu cầu thông báo mục đích sử dụng và yêu cầu tiết lộ, v.v.

      Bạn có thể chỉ định phương thức công khai thông tin mà mình mong muốn, bao gồm cả việc công khai thông tin dưới dạng bản ghi điện tử.

      1. Trường hợp bạn muốn công khai thông tin của mình dưới dạng bản ghi điện tử

         Chúng tôi sẽ gửi cho bạn các tài liệu liên quan (như mẫu yêu cầu công khai thông tin cá nhân) thông qua email.
         Vui lòng điền thông tin cần thiết vào các tài liệu liên quan và trả lời lại qua email.
         Ngay sau khi nhận được, chúng tôi sẽ xử lý nhanh chóng và thông báo kết quả cho chính chủ sở hữu thông tin hoặc người đại diện của họ bằng cách gửi “Bản phản hồi về yêu cầu công khai thông tin cá nhân” qua email.

      2. Trường hợp bạn muốn công khai thông tin bằng giấy

         Chúng tôi sẽ gửi cho bạn các tài liệu liên quan (mẫu yêu cầu công khai thông tin cá nhân) qua đường bưu điện.
         Sau khi điền đầy đủ thông tin cần thiết vào các tài liệu liên quan, vui lòng gửi lại kèm phong bì hồi đáp có dán tem trị giá 500 yên để trả phí bưu điện.
         Ngay sau khi nhận được, chúng tôi sẽ xử lý nhanh chóng và gửi “Bản phản hồi về yêu cầu công khai thông tin cá nhân” cho chính chủ hoặc người đại diện bằng đường bưu điện.

   3. Xác minh danh tính

      Người chịu trách nhiệm ở bộ phận bảo hộ thông tin cá nhân sẽ xác nhận bằng “Mẫu yêu cầu công khai thông tin cá nhân”.

   4. Xác minh người đại diện

      Người chịu trách nhiệm ở bộ phận bảo hộ thông tin cá nhân sẽ xác nhận bằng “Mẫu yêu cầu công khai thông tin cá nhân”. Cần có tài liệu xác nhận danh tính và giấy ủy quyền của người đại diện.

   5. Chi phí liên quan đến yêu cầu tiết lộ và thông báo

      Công ty chúng tôi không thu phí trong trường hợp chỉnh sửa, bổ sung, xóa thông tin cá nhân, hoặc ngừng sử dụng hay ngừng cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba.
      Đối với “trường hợp công khai thông tin cá nhân”, “thông báo về mục đích sử dụng” hoặc “công khai bản ghi cung cấp cho bên thứ ba”, nếu phát sinh chi phí điều tra cần thiết, chúng tôi sẽ thu chi phí thực tế sau khi được sự đồng ý trước của khách hàng.